Privacyverklaring

Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
 

Privacyverklaring · Versie 1.0 · Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026 · Groningse Panden B.V. en Groningse Panden Beheer B.V.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens Groningse Panden verwerkt, waarom en op welke manier — en welke rechten u daarbij heeft. Wij verwerken uw gegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de AVG.

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Groningse Panden B.V. (KvK 34292253) en Groningse Panden Beheer B.V. (KvK 56858108).

Bezoekadres: Oosterstraat 45, 9711 NR Groningen. E-mailadres: service@groningsepanden.nl.

Wij hechten veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wet- en regelgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen van wie wij persoonsgegevens verwerken, waaronder bezoekers van onze website, woningzoekenden, huurders, verhuurders, vastgoedeigenaren, beleggers, kopers, verkopers, leveranciers en overige zakelijke relaties.

2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u:

onze website bezoekt;

contact met ons opneemt per telefoon, e-mail of via een contactformulier;

zich inschrijft als woningzoekende;

reageert op een woning;

een bezichtiging aanvraagt of bezoekt;

documenten aanlevert voor een huur- of koopprocedure;

een huurovereenkomst of andere overeenkomst met ons sluit;

gebruikmaakt van onze beheer- of vastgoeddiensten;

een onderhoudsverzoek of storing meldt;

zaken met ons doet als leverancier, eigenaar, belegger of zakelijke relatie;

ons kantoor bezoekt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen wij onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken.

Persoonlijke gegevens

naam;

adres;

woonplaats;

geboortedatum;

telefoonnummer;

e-mailadres.

Identiteitsgegevens

Indien noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting:

kopie identiteitsbewijs;

nationaliteit indien wettelijk vereist.

Financiële gegevens

bankrekeningnummer;

betaalgegevens;

inkomensgegevens;

salarisstroken;

werkgeversverklaringen;

financiële documenten die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van een huuraanvraag;

servicekostenadministratie;

betaalhistorie.

Gegevens met betrekking tot huur en beheer

huurovereenkomsten;

allonges;

beheerovereenkomsten;

koopovereenkomsten;

correspondentie;

onderhoudsmeldingen;

storingen;

inspectierapporten;

servicekostenafrekeningen;

indexatiebrieven;

betalingsregelingen;

overige documenten die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening.

Websitegegevens

Wanneer u onze website bezoekt kunnen wij onder andere verwerken:

IP-adres;

browsertype;

apparaatgegevens;

bezochte pagina's;

datum en tijd van bezoek;

technische loggegevens.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Uw gegevens kunnen onder meer worden verwerkt voor:

het beantwoorden van vragen;

het onderhouden van contact;

het aanbieden van woningen;

het beoordelen van huuraanvragen;

het uitvoeren van huur-, koop- en beheerovereenkomsten;

vastgoedbeheer;

communicatie met huurders, eigenaren en zakelijke relaties;

het plannen en uitvoeren van onderhoud;

het behandelen van storingen;

het opstellen van overeenkomsten;

facturatie en financiële administratie;

het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

het beveiligen van onze systemen;

het voorkomen van fraude en misbruik;

het verbeteren van onze dienstverlening;

het beheren van onze website.

5. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende wettelijke grondslagen:

uitvoering van een overeenkomst;

wettelijke verplichting;

gerechtvaardigd belang;

toestemming, indien deze wettelijk vereist is.

6. Screening van kandidaat-huurders

Wanneer u reageert op een huurwoning kunnen wij persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van uw aanvraag. Hierbij kunt u denken aan:

inkomensgegevens;

werkgeversverklaringen;

salarisstroken;

identiteitsgegevens;

bankgegevens;

verhuurdersverklaringen indien van toepassing;

overige documenten die noodzakelijk zijn voor een zorgvuldige beoordeling.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de beoordeling van de huuraanvraag, het voorkomen van fraude, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en – indien een huurovereenkomst tot stand komt – voor de uitvoering daarvan.

7. Dienstverlening aan vastgoedeigenaren en beleggers

Wanneer wij vastgoed beheren namens eigenaren of beleggers verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Hiervoor kunnen wij gebruikmaken van onder meer:

Omniboxx;

Facilitee.

Binnen deze systemen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt van eigenaren, huurders, leveranciers, aannemers en personen die onderhouds- of storingsmeldingen doen.

8. Digitale ondertekening

Voor het digitaal ondertekenen van documenten maken wij gebruik van SignRequest. Hiermee kunnen onder meer digitaal worden ondertekend:

huurovereenkomsten;

allonges;

koopovereenkomsten;

beheerovereenkomsten;

overige contractuele documenten.

Bij het gebruik van SignRequest kunnen persoonsgegevens worden verwerkt zoals naam, e-mailadres, IP-adres, datum en tijd van ondertekening en de digitale handtekening.

9. Gebruik van Artificial Intelligence (AI)

Om onze dienstverlening efficiënter en kwalitatief beter uit te voeren maken wij gebruik van moderne AI-toepassingen. Hieronder vallen onder meer:

OpenAI (ChatGPT);

Microsoft Copilot;

Anthropic Claude.

Deze toepassingen kunnen worden gebruikt voor het analyseren, samenvatten, structureren, controleren of opstellen van documenten, correspondentie en andere zakelijke communicatie.

Wij verwerken via deze toepassingen uitsluitend persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en passend is binnen de geldende privacywetgeving. Waar mogelijk beperken wij de hoeveelheid persoonsgegevens die wordt verwerkt.

10. Externe opslag en software

Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van professionele software- en cloudleveranciers. Persoonsgegevens kunnen onder meer worden verwerkt of opgeslagen binnen:

Micros Rotterdam (bedrijfssoftware en cloudomgeving);

AmbachtMedia (websitehosting en websitegegevens);

Microsoft 365;

SignRequest;

Omniboxx;

Facilitee.

Wij selecteren onze leveranciers zorgvuldig en maken, waar wettelijk vereist, afspraken over een passende bescherming van persoonsgegevens.

11. Verstrekking aan derden

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, de uitvoering van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met onder meer:

taxateurs;

notarissen;

advocaten;

accountants;

verzekeraars;

banken en andere financiële instellingen;

incassobureaus;

deurwaarders;

onderhoudsbedrijven;

installateurs;

aannemers;

leveranciers;

VvE-beheerders;

softwareleveranciers;

hostingpartijen;

overheidsinstanties;

overige partijen die noodzakelijk betrokken zijn bij onze dienstverlening.

Afhankelijk van de situatie kunnen onder meer de volgende documenten worden gedeeld:

huurovereenkomsten;

koopovereenkomsten;

beheerovereenkomsten;

allonges;

servicekostenafrekeningen;

indexatiebrieven;

onderhoudsdossiers;

betaalgegevens;

correspondentie;

overige documenten die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

Wij delen nooit meer persoonsgegevens dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze worden verstrekt.

12. Cameratoezicht

Ter bescherming van onze medewerkers, bezoekers, eigendommen en bedrijfsvoering kan op ons kantoor gebruik worden gemaakt van cameratoezicht.

Camerabeelden worden uitsluitend intern opgeslagen en worden niet met derden gedeeld, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn of dit noodzakelijk is in verband met een incident of strafrechtelijk onderzoek.

Camerabeelden worden in beginsel maximaal één maand bewaard, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een incident of lopend onderzoek.

13. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking. Hieronder vallen onder meer:

beveiligde cloudomgevingen;

versleutelde verbindingen (SSL/TLS);

toegangsbeveiliging;

sterke authenticatie;

beperkte toegangsrechten;

beveiligde back-ups;

periodieke software-updates;

monitoring van onze systemen.

Hoewel wij er alles aan doen uw gegevens optimaal te beschermen, kan absolute beveiliging nooit worden gegarandeerd.

14. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Daarbij houden wij rekening met:

wettelijke bewaarplichten;

fiscale verplichtingen;

de duur van overeenkomsten;

wettelijke verjaringstermijnen;

gerechtvaardigde bedrijfsbelangen.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

15. Cookies

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies worden gebruikt voor:

het goed laten functioneren van de website;

beveiliging van de website;

analyse van het gebruik van de website;

verbetering van onze dienstverlening.

Wanneer voor bepaalde cookies toestemming is vereist, vragen wij deze vooraf via onze cookiebanner. Meer informatie hierover vindt u in onze cookieverklaring.

16. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG het recht om:

uw persoonsgegevens in te zien;

uw persoonsgegevens te laten corrigeren;

persoonsgegevens te laten verwijderen;

de verwerking te beperken;

bezwaar te maken tegen verwerking;

uw gegevens over te dragen aan een andere organisatie (dataportabiliteit);

een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten? Neem dan contact met ons op via service@groningsepanden.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek.

17. Klachten

Indien u van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij samen tot een oplossing kunnen komen.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vindt u op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

18. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op onze website. Wij adviseren u deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

19. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op.

Groningse Panden B.V. · Groningse Panden Beheer B.V.

Oosterstraat 45, 9711 NR Groningen

E-mail: service@groningsepanden.nl